مدیریت دارایی (ITAM) چیست؟

مدیریت دارایی IT (همچنین به عنوان ITAM نیز شناخته می شود) فرایند اطمینان از دارایی های یک سازمان برای زمان فرا رسیدن زمان ، مستقر ، نگهداری ، ارتقا یافته و دفع می شود. به عبارت ساده ، اطمینان حاصل می کند که موارد ارزشمند ، ملموس و نامشهود در سازمان شما ردیابی و مورد استفاده قرار می گیرند.

بنابراین ، دارایی IT چیست؟به سادگی تعریف شده ، یک دارایی IT شامل سخت افزار ، سیستم های نرم افزاری یا اطلاعاتی است که یک سازمان ارزش آن را دارد. در بخش IT Atlassian ، برخی از مهمترین دارایی های ما رایانه ها و مجوزهای نرم افزاری هستند که به ما در ساخت ، فروش و پشتیبانی از نرم افزار و سرورهایی که در آن میزبان هستیم کمک می کند.

دارایی های IT یک دوره استفاده محدود دارند. برای به حداکثر رساندن ارزش یک سازمان می تواند از آنها تولید کند ، چرخه عمر دارایی IT می تواند به صورت فعال مدیریت شود. هر سازمان ممکن است مراحل منحصر به فرد آن چرخه عمر را تعریف کند ، اما آنها به طور کلی شامل برنامه ریزی ، تهیه ، استقرار ، نگهداری و بازنشستگی هستند. بخش مهمی از مدیریت دارایی IT ، استفاده از فرآیند در تمام مراحل چرخه عمر برای درک کل هزینه مالکیت و بهینه سازی استفاده از دارایی ها است.

در گذشته ، بخش های فناوری اطلاعات قادر به کنترل دارایی ها در حوزه خود بودند. اکنون ، عمل مدیریت دارایی یک سازمان بسیار فراتر از سخت افزاری که با یک تمبر رسمی تأیید IT صادر شده است ، گسترش می یابد. نرم افزار و کارمندان مبتنی بر اشتراکی انتظار دارند ابزارهایی را که از طریق بازار و فروشگاه های برنامه کار می کنند ، سفارشی کنند ، چالش های جدید مدیریت دارایی را ارائه می دهند. نحوه کار تیم های مدرن مستلزم این است که تیم های فناوری اطلاعات انعطاف پذیر باشند و فرایند مدیریت دارایی خود را تطبیق دهند تا به بهترین شکل ممکن تجارت را فعال کنند.

از آنجا که تیم های مختلف به کار با ابزارهایی که به بهترین وجه متناسب با نیازهای آنها باشد ، تلاش می کنند ، مدیریت دارایی بخش مهمی از استراتژی کلی سازمان است و اطلاعات به روز را برای کاهش خطرات و هزینه ها فراهم می کند. یک فرایند مدیریت دارایی هنگام بهینه سازی بودجه ، حمایت از مدیریت چرخه عمر و تصمیم گیری هایی که بر کل سازمان تأثیر می گذارد ، یک منبع واحد از حقیقت ایجاد می کند.

از آنجا که تیم های خارج از آن شروع به پذیرش مدیریت خدمات می کنند ، مدیریت دارایی نیز برای بخش های مختلفی مهم شده است. ما از سازمانهایی شنیده ایم که از نرم افزار مدیریت دارایی برای مدیریت چیزهای مختلف از ناوگان ، ماهی ، بیمه ، بیمه ، تا سازهای موسیقی استفاده می کنند.

چرا مدیریت دارایی آن مهم است؟

تهیه یک منبع حقیقت

اغلب اوقات، دارایی ها در مکان های مختلف و توسط افراد مختلف ردیابی می شوند. هیچ شخصی مالک اشیا نیست و هیچ ابزار واحدی اطلاعات را جمع آوری و متمرکز نمی کند. طبیعتاً هرج و مرج و عدم دقت به دنبال دارد. تصمیم گیری آگاهانه دشوار است. حتی شرکت هایی وجود دارند که در آن افراد فقط برای پیگیری دارایی های فناوری اطلاعات استخدام می شوند. سیستم ها باید این کار را انجام دهند. کارمندان فناوری اطلاعات بدون نیاز به صرف زمان و موضوع مغز به ردیابی مصنوعات، نظارت بر استفاده و درک وابستگی ها، می توانند بیشتر بر آنچه برای سازمان اهمیت دارد تمرکز کنند. مدیریت دارایی نظم را به ارمغان می آورد و منبعی از حقیقت را برای تیم های فناوری اطلاعات، مدیریت و در نهایت، کل سازمان ها ارائه می دهد.

بهبود بهره برداری و حذف ضایعات

مدیریت دارایی اطلاعات را به روز نگه می دارد، بنابراین تیم ها ضایعات را حذف کرده و استفاده را بهبود می بخشند. با کمک به جلوگیری از خریدهای غیرضروری و کاهش هزینه های مجوز و پشتیبانی، باعث صرفه جویی در هزینه می شود. افزایش کنترل همچنین باعث انطباق با سیاست های امنیتی و قانونی و کاهش خطرات می شود. پیامدهای مثبت بر هزینه ها و بهره وری به نفع کل سازمان است.

امکان بهره وری بدون به خطر انداختن قابلیت اطمینان

با تحول دیجیتالی که نحوه عملکرد سازمان ها را تغییر می دهد، مدیریت دارایی مدرن بسیار فراتر از ردیابی لپ تاپ ها و موش ها است. تیم ها اصول DevOps و SRE را پذیرفته اند و به فرآیندها و ابزارهای مدیریت دارایی نیاز دارند تا بتوانند عملکردها و خدمات جدید را به سرعت بدون به خطر انداختن قابلیت اطمینان ارائه دهند. در گزارش مدیریت دارایی فناوری اطلاعات خود را برای سال 2020 آماده کنید، گارتنر خاطرنشان می کند که با توجه به اتکای فزاینده به پلت فرم و خدمات زیرساختی، مدیریت دارایی موثر می تواند سازمان ها را قادر سازد تا مصرف «سرویس های درخواستی» خود را مدیریت کنند. با افزایش کنترل، دید و مسئولیت تعیین شده، تیم ها می توانند مصرف اضافی از جمله تامین بیش از حد، و نمونه های بیکار را کاهش دهند و از هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنند.

حمایت از شیوه های ITSM و توانمندسازی تیم ها در سراسر سازمان ها

مدیریت دارایی فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از فرآیندهای ITIL، از جمله مدیریت تغییر، رویداد و مشکل، حیاتی است. تیم فناوری اطلاعات کل سازمان را قادر می سازد تا نوآوری بیشتری داشته باشد و ارزش را سریعتر ارائه دهد. با داده های مناسب در دستان خود، تیم ها می توانند با سرعت حرکت کنند و تاثیر تغییرات را قبل از وقوع پیش بینی کنند. با دموکراتیک کردن دسترسی به بینش ها، سازمان مزیت رقابتی به دست می آورد و ارزش را با سرعت بیشتری ارائه می کند. هر سازمانی که سعی می کند با سرعت نوآوری مدرن همگام شود، باید در مورد کنترل، ردیابی و تسلط بر داده های IT استراتژیک داشته باشد.

نحوه انتخاب نرم افزار مدیریت دارایی فناوری اطلاعات

چرا به نرم افزار مدیریت دارایی نیاز دارید؟

همانطور که شما شروع به بررسی فروشندگان مختلف نرم افزار مدیریت دارایی می کنید، با ارزیابی اینکه چرا باید رویکرد خود را برای مدیریت دارایی بهبود بخشید، شروع کنید. در اینجا برخی از علائم رایجی وجود دارد که نشان می دهد شما برای نرم افزار مدیریت دارایی آماده هستید:

می خواهید پول پس انداز کنید

از آنجایی که اتکا به نرم افزار، زیرساخت و خدمات پلت فرم همچنان در حال افزایش است، یکی از کلیدهای کاهش هزینه ها بهینه سازی هزینه ها برای این خدمات است. طبق تحقیقات گارتنر، «بسیاری از سازمان ها می توانند با استفاده از بهترین شیوه ها برای بهینه سازی مجوزهای نرم افزاری، هزینه های نرم افزاری را تا 30 درصد کاهش دهند». انجام این کار به صورت دستی کار آسانی نیست. گارتنر می نویسد: «بهینه سازی مجوزهای پیچیده به صورت دستی کار فشرده ای دارد. نیاز به دانش تخصصی دارد و مقیاس پذیر نیست. شرکت های بزرگتر به ابزار SAM (مدیریت دارایی های نرم افزاری) نیاز دارند. یک ابزار SAM می تواند فرآیندهای دستی را خودکار، تسریع و بهبود بخشد. می تواند نسبت به جایگزین های دستی سود سهام بپردازد و اغلب می تواند هزینه های خود را بپردازد.»

شما به صفحات گسترده متکی هستید

صفحات گسترده هنوز یکی از رایج ترین روش هایی است که شرکت ها شروع به ردیابی آنچه دارند می کنند. فکر می کنید آنها برای مدت طولانی دقیق می مانند؟به هیچ وجه. آنها به سرعت نادرست یا ناکارآمد می شوند. در واقع، Sage Accounting دریافت که یک شرکت 2 میلیون دلاری که از صفحات گسترده برای ردیابی دارایی های خود استفاده می کند، ممکن است سالانه 50000 دلار برای «دارایی های ارواح» یا اقلامی که پرداخت می کنند و در دفتر کل خود حساب می کنند، هزینه می کند، اما از نظر فیزیکی گم شده اند.. بله

همگام شدن با سرعت تغییرات در شرکت شما دشوار است

امروز پنج هدست جدید وارد شدند. چهار کارمند لپ تاپ های خود را در یک رستوران در Tuscaloosa به سرقت بردند. ماه آینده ، ده چاپگر با مدل های جدید شرکت لیزینگ و ماه پس از آن 14 لپ تاپ در حال جابجایی هستند. اگر برای پیگیری همه چیز به یک کارمند - حتی نیمه وقت - نیاز دارید ، برای آسانتر کردن کار به یک سیستم اساسی نیاز دارید.

"سایه آن" یک نگرانی رو به رشد است

بیشتر و بیشتر اوقات ، برنامه ها ، مجوزها و سایر دارایی های فناوری اطلاعات بدون اطلاع از تیم مرکزی فناوری اطلاعات ، در "سایه ها" خریداری ، مدیریت و مورد استفاده قرار می گیرند. نرم افزاری که همکاری را آسان تر می کند می تواند آن را در حلقه نگه دارد و تیم های دیگر را قادر می سازد تا تولیدی بیشتری داشته باشند و از ریسک و هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنند.

هنگامی که می دانید زمان مناسب است ، فکر کردن از طریق اجرای یک رویکرد جدید برای مدیریت دارایی برای سازمان شما به شما کمک می کند تا بیشتر روشن شود که کدام نرم افزار بهترین نیازهای شما را پشتیبانی می کند. در تجربه ما ، گرفتن موجودی دارایی اولین قدم برای درک بهتر از آنچه در آن و هزینه های شما است ، است. از آنجا ، می توان نقشه های عمر دارایی و ارزیابی هزینه ها را در کنار بخش مالی خود نقشه برداری کرد.

مدیریت پیشرفته تر دارایی های فناوری اطلاعات فراتر از این مرحله است و وظایف معمول مدیریت دارایی را خودکار می کند. به عنوان مثال ، یک کارمند می تواند از یک پورتال سلف سرویس برای درخواست مجوز اشتراک نرم افزار مشترک استفاده کند. با استفاده از قوانین از قبل موجود ، این درخواست را می توان با پیوندی ارسال شده برای دسترسی به اشتراک به درخواست کننده تأیید کرد. این میزان تلاش تیم های IT را برای انجام کارهای پشتیبانی کاهش می دهد ، بنابراین می توانند روی کار سطح بالاتر تمرکز کنند.

همکاری همچنین بخش مهمی از مدیریت دارایی مؤثر است. به جای خرید در سایه ها ، یک ابزار مشترک باعث می شود درخواست کارمندان آسان شود و برای تیم های دیگری مانند تهیه ، اظهار نظر و تأیید خریدها را آسان می کند. و اگر می توانید ابزار مدیریت دارایی خود را به خدمات کارمندان قبلاً استفاده کنید ، حتی بهتر. به عنوان مثال ، پیوند به Slack ، بنابراین یک کارمند می تواند در چند شیر روی صفحه کلید خود درخواست کند. بهبود روند ورودی برای درخواست های دارایی در بهبود دید تیم IT بسیار زیاد است.

شایان ذکر است که یک میز سرویس پایه و اساس مهمی برای این امر است. این یک روش آسان برای کارمندان برای درخواست کمک ارائه می دهد ، به علاوه این امکان را به کارکنان آن می دهد تا در مورد درخواست ها سازماندهی و ارائه گزارش دهند. یک میز خدمات مرتبط با نرم افزار مدیریت دارایی ، زمینه های مهم را برای ارائه خدمات بهتر به تیم های IT می دهد. به عنوان مثال ، هنگامی که کاربر درخواست تعمیر لپ تاپ را می دهد ، اطلاعات اولیه خاصی به طور خودکار در دسترس است: از جمله تاریخ خرید ، شماره های قبلی و غیره. تیم IT همچنین می تواند به هر بلیط مرتبط با آن لپ تاپ دسترسی پیدا کند. این زمینه سریع و کامل به معنای وضوح سریعتر مشکلات مشتری است.

با ادامه تکامل ، اعتماد به نفس به طور فزاینده ای به فروشندگان SaaS برای خدمات مهم تغییر می کند ، و لازم است تغییرات در محیط های ابری به طور فزاینده پویا را ردیابی کند ، مدیریت دارایی سازگار است. این مهم است که شما ابزارهایی را انتخاب کنید که به بهترین وجه بتوانند همکاری را انجام داده و از عمل مدیریت خدمات خود پشتیبانی کنند.

هر سازمانی متفاوت است. شاید شما نیاز به ترسیم وابستگی های پیچیده در یک شرکت داشته باشید. ممکن است بخواهید دارایی های نامشهود مانند مجوزها و اسناد انطباق را برای کاهش ریسک ثبت کنید. شاید نیازهای شما ساده تر باشد و شامل ردیابی موجودی رایانه ها باشد.

خوشبختانه ، نرم افزار مدیریت دارایی در تمام طعم دهنده ها ، از ادغام های زیرک و مقرون به صرفه گرفته تا راه حل های پیچیده و دلار بالا که می تواند به طور خودکار تمام سخت افزارهای مبتنی بر IP را در شبکه کشف کند ، بشقاب های جمع شده در سینک آشپزخانه دفتر و موارد دیگر را بشویید. این که آیا شما با یک ردیاب سبک وزن یا یک سیستم سطح سازمانی می روید ، مهمترین توجه یافتن گزینه ای است که برای مورد استفاده منحصر به فرد شما بهتر کار خواهد کرد.