مزایا و مضرات سیستم حسابداری رایانه ای برای مشاغل کوچک

در عصر امروز ، استفاده از یک برنامه حسابداری رایانه ای برای مشاغل کوچک شما یک ضرورت است نه یک گزینه. حتی اگر صاحب یک غرفه هات داگ فقط پول نقد باشید ، بانک و طلبکاران خود حساب های خود را به صورت الکترونیکی مدیریت می کنند ، نه روی کاغذ. روزهای دفترچه های سیاه سنگین حاوی سوابق فروش و بررسی کتاب ها هستند.

در حالی که ممکن است زمان لازم برای یادگیری یک بسته نرم افزاری جدید و هزینه خرید آن را به عنوان معایب درک کنید ، آنها واقعاً مزایایی در مبدل هستند. با این حال ، گزینه های بسیاری در مورد برنامه حسابداری وجود دارد و هرکدام با مزایا و معایب خاص خود همراه هستند. آنچه برای یک صاحب مشاغل کوچک مفید است لزوماً بهترین مناسب برای شما نخواهد بود.

نرم افزار مبتنی بر ابر در مقابل جعبه

ذخیره اطلاعات شرکت خود در ابر ، اطلاعات شما را به استراتوسفر شلیک نمی کند. در سرورهای رایانه شخص دیگری به همراه داده های هر کس دیگری که از همان نرم افزار استفاده می کنند ، ذخیره می شود. نرم افزار مبتنی بر ابر از یک مدل پرداخت مبتنی بر اشتراک استفاده می کند ، و لازم نیست نگران بروزرسانی نرم افزار باشید زیرا این کار برای شما انجام می شود.

اگر عادت کرده اید که نرم افزار خود را در یک جعبه خریداری کرده و خودتان آن را بر روی رایانه بارگیری کنید ، امنیت ابر می تواند یک نگرانی باشد. از یک طرف ، شما به دست تیم امنیتی آن شرکت اعتماد زیادی می کنید ، که همیشه انجام آن آسان نیست. از طرف دیگر ، امنیت مورد استفاده در یک سیستم مبتنی بر ابر تقریباً همیشه بهتر از آنچه یک تجارت کوچک معمولی می تواند داشته باشد.

عدم دسترسی به اینترنت همیشه استفاده از نرم افزار مبتنی بر ابر را به ضرری تبدیل می کند. با این حال ، در عصر امروز ، این باید یک اتفاق نادر باشد و برای اکثر مشاغل مدرن ، اگر اینترنت کاهش یابد - مانند عدم دسترسی به وب سایت ، تأمین کنندگان و اطلاعات حمل و نقل - که دسترسی به شما وجود ندارد ، مشکلات دیگری وجود خواهد داشت. نرم افزار حسابداری کمترین سردرد شما خواهد بود.

یک سرویس حسابداری مبتنی بر ابر باید ارائه دهد:

رمزگذاری داده ها: اگر سرور هک شده باشد ، داده های شما تقلا می شود و آن را برای هر کسی غیر از شما غیرقابل دسترسی می کند.

احراز هویت دو عاملی: علاوه بر نام کاربری و رمز عبور خود ، از شما خواسته می شود کدی را که به تلفن خود ارسال شده است وارد کنید.

تکثیر داده های نقطه به موقع: اگر اطلاعات شما هک شده یا خراب است ، می توانید تاریخ مورد نظر خود را برای بازیابی داده های خود از پشتیبان انتخاب کنید.

مزیت پنهان هزینه

بسته به نیاز شما ، یک بسته نرم افزاری حسابداری برای یک تجارت کوچک می تواند از 5 تا 50 دلار در ماه باشد. در بیشتر موارد ، می توانید با یک بسته ارزان قیمت شروع کرده و با رشد کسب و کار خود به برنامه ای با ویژگی های بیشتر ارتقا دهید.

در بیشتر موارد ، هزینه یک مزیت است نه یک نقطه ضعف ، زیرا خرید نرم افزار معمولاً نیاز به استخدام شخصی را با مهارت های لازم برای مدیریت کتاب های شما برای شما از بین می برد.

چندین برنامه رایگان و منبع باز در دسترس است ، اما بیشتر صاحبان مشاغل باید نسبت به آنها احتیاط کنند. قبل از تصمیم گیری در مورد یک برنامه رایگان ، باید اطمینان حاصل کنید که نرم افزار به طور مرتب برای امنیت به روز می شود. شما همچنین باید برخی از زرنگ و دانا فنی داشته باشید زیرا پشتیبانی محدود به انجمن های کاربر است ، و شماره ای بدون عوارض وجود ندارد که بتوانید برای کمک به آنها تماس بگیرید.

آموزش به عنوان یک سرمایه گذاری

هزینه زمانی وجود خواهد داشت که شما از یک نرم افزار حسابداری برای تجارت خود استفاده می کنید زیرا حداقل در ابتدا به آموزش نیاز خواهید داشت. اگر از قبل کارمندی دارید که به انجام کتاب های خود اعتماد دارید ، ممکن است بتوانید با گذراندن آموزش و آموزش ، برخی از زمان آموزش را از بین ببرید و سپس به شما آموزش دهد که چگونه کار می کند.

در دراز مدت ، هر زمانی که صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم افزار می کنید ، صرفه جویی در وقت خواهد بود. فقط مقایسه کنید که چه مدت طول می کشد تا اطلاعات خود را وارد کنید و به نرم افزار اجازه دهید محاسبات را برای شما انجام دهد ، نه اینکه آن را روی کاغذ با یک ماشین حساب انجام دهید. اگر نرم افزاری که انتخاب می کنید نیز با یک برنامه مالیاتی ادغام می شود ، هنگامی که زمان آن رسیده است که مالیات خود را ثبت کنید ، دوباره آن زمان سرمایه گذاری را دریافت خواهید کرد.

• Inc: نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری
• حسابداری امروز: آماری نشوید: حسابداران و امنیت داده ها
• Tech Radar: بهترین نرم افزار حسابداری رایگان 2019
• Intuit QuickBooks: برنامه ها و قیمت گذاری

دیوید وایدارک ، نویسنده و سخنران حرفه ای ، بیش از 20 سال است که به مشاغل مربوط به فناوری ، رسانه و بازاریابی توصیه کرده است. وی علوم کامپیوتر را در کالج Algonquin تدریس کرده است ، سه تجارت موفق را آغاز کرده است و صدها مقاله برای روزنامه ها و مجلات و نشریات آنلاین از جمله About.com ، Re/Max و American Express نوشت.